Het toevoegen van een document aan uw bedrijfssoftware vergt op de traditionele manier, veelal ongemerkt, zo’n 14 handelingen. Het document moet gescand worden of opgezocht in uw mappenstructuur. Vervolgens moet het worden voorzien van de juiste informatie om het op de juiste plaats in uw archief te krijgen.
Gemiddeld komt het toevoegen van een document neer op de volgende stappen:
– Document scannen naar e-mail
– E-mail openen
– Bijlage ‘opslaan als’:
– Bestemmingsmap zoeken/maken
– Naam van bestand aanpassen
– Bestand opslaan
– Bedrijfsapplicatie openen
– Medewerker/dossier zoeken
– Upload klikken
– Juiste map zoeken
– Juiste bestand zoeken
– Bestand selecteren
– Bestand uploaden
– Bestandskenmerken aanpassen (Type en soort)
Nadelen van deze werkwijze:
– Tijdrovend
– Grote foutkans
– Incomplete dossiers / archief
– Privacy niet gewaarborgd
– Geen doorzoekbare documenten (!)
– Geen certificering van documenten (!)
– Digitaal dossier wordt onvoldoende/niet gebruikt
Met de oplossingen van Doc2Yourbusiness verkleint u het aantal handelingen tot maximaal 5 en u weet zeker dat uw document veilig, gecertificeerd en doorzoekbaar is opgeslagen op de juiste locatie.
Inmiddels hebben we tal van standaardoplossingen gemaakt voor uiteenlopende branches:
